El formulario de acciones nos permite registrar una acción puntual que deba realizar un responsable determinado usuario, y deriva de otro proceso como puede ser un hallazgo o una gestión de riesgos.

No se puede dar de alta una acción que no esté asociada a otro proceso.

El mismo consta de cuatro partes:

Parte 1: Ingreso de la acción: esta parte de completa desde otro formulario "padre" quedando asociada al mismo. Se ingresan datos tales como la fecha de alta, la descripción y tipo de la acción, el responsable y una fecha tentativa de finalización.

En algunos casos se puede definir una acción como Confidencial, lo cual significa que no la van a poder visualizar todos los usuarios, sino que está restringida para quien la dio de alta y los responsables asignados.

Al finalizar el alta de la acción, se enviará un mail de aviso al responsable seleccionado.

Parte 2: Análisis y ejecución de la acción: en esta parte se indican los datos de la implementación de la acción. El responsable debe indicar lo que ha realizado, junto con una fecha y horas estimadas. Una vez realizada esa acción, se indica la fecha de finalización real y se marca como conclcuida. En esta parte también se designa al responsable de verificación, quien recibe una comunicación para informarle que debe continuar con la gestión.

Podemos indicar el avance de la ejecución de la acción mediante los siguiente estados:

• Pendiente: aun no se ha iniciado con la ejecución. El tema se debe realizar pero se encuentra pendiente.
• En curso: se está trabajando sobre la acción asignada.
• Concluido: se ha finalizado la tarea y se desea avanzar a la verificación de la misma.

Parte 3: Verificación de la implementación: el responsable designado en la parte anterior debe indicar si la tarea asignada fue bien ejecutada. Ingresa sus observaciones y da el resultado.

En caso de que sea aprobada, se comunicará a quien inició la acción, y al responsable de verificación de la eficacia seleccionado, avanzando a la cuarta parte.

En caso de rechazar la implementación, la misma regesará a la parte 2, comunicando al usuario que la cerró para que pueda corregir lo realizado teniendo en cuenta las observaciones que dejará el responsable de verificación. Esta situación se auditará automáticamente en las notas anexas.

Parte 4: Cierre / Verificación de la eficacia: una vez que se haya aprobado la implementación, el responsable de verificación de la eficacia debe analizar e indicar si la acción realizada es eficaz para resolver el problema por el que se había originado la misma.

Los distintos estados que podemos indicar son:

• Pendiente estudio: aun no se inició el análisis para la verificación de la eficacia. No se ha tomado el tema. La acción permanece en Parte 4.
• En estudio: se está analizando el tema, pero aun continúa pendiente. La acción seguirá en Parte 4.
• No eficaz: se cerrará la acción y se dará de alta una nueva tomando los datos de la primera parte de esta acción, e indicando que deriva de otra acción junto con el id origen (que sería el número de la acción que estamos cerrando). Esto se hace ya al indicar que la solución fue implementada según lo solicitado, pero no es eficaz para resolver el problema planteado, debemos encontrar otra solución para este tema.
• Eficaz: se cierra la acción, y no se podrán ingresar ni modificar más datos de la misma.